מענה אוטומטי

פלטפורמות: TikTok, Instagram, Threads · תוכנית: Pro ומעלה

info

המענה האוטומטי בודק את ההודעות הפרטיות והתגובות החדשות של החשבונות שלך במרווח הזמן שתגדיר, עונה עליהן בעזרת כללי מילות מפתח, AI או שורת ברירת מחדל, ומעביר אליך בלוח המעקב את אלה שהוא לא יכול לענות עליהן. הוא אינו מיידי: התשובות יוצאות בבדיקה הבאה, לכל היותר כל 10 דקות.

המענה האוטומטי אינו נמצא תחת תסריטים. יש לו דף משלו, מענה אוטומטי בסרגל הצד השמאלי, שבו מגדירים פרופילים ועוקבים אחרי השיחות. אי אפשר להפעיל אותו גם דרך API מקומי.

לפני שמתחילים

• תוכנית: Pro או גבוה יותר. ב-Starter הדף מציג מסך שדרוג. אם התוכנית שלך יורדת מתחת ל-Pro, הפרופילים נעצרים, אבל השיחות שלהם נשארות בלוח, והפרופילים מתחילים לפעול שוב כשמשדרגים.
• מכשירים וחשבונות: חבר את הטלפונים והוסף את החשבונות שלהם תחת חשבונות. כדי לענות לכל חשבון בטלפון, לכל חשבון צריך להיות שם משתמש וחבילת אפליקציה (אפליקציות משוכפלות נחשבות לחבילות נפרדות).
• שפת האפליקציה: המענה האוטומטי נבדק בממשק האנגלי של TikTok, Instagram ו-Threads. הגדר את האפליקציות האלה לאנגלית בטלפונים.
• AI (אופציונלי): תשובות AI משתמשות במודל שהוגדר עבור AI Assistant. כללי מילות המפתח ושורת ברירת המחדל פועלים גם בלעדיו.

התחלה מהירה

1. פתח את מענה אוטומטי בסרגל הצד השמאלי. בפעם הראשונה הוא מציג את שלושת השלבים ואם המכשירים, החשבונות ומודל ה-AI שלך מוכנים.
2. בחר תבנית, חנות מקוונת, הזמנת תורים או תודה וברוכים הבאים, או התחל מפרופיל ריק. התבניות ממלאות רק כללים ושורות תשובה; החלף את פרטי המוצר בפרטים שלך.
3. תחת בסיס, תן שם לפרופיל ובחר את הפלטפורמות שלו.
4. תחת היקף, בחר קבוצות (לפי קבוצה) או מכשירים (בחר מכשירים), והחלט אם לענות רק לרק החשבון המחובר או לכל חשבון של הפלטפורמה במכשיר, עם מעבר ביניהם.
5. התאם את כללי תשובה, ונסה הודעות לקוחות בבודק כללים שבצד ימין. שום דבר לא נשלח מהבודק.
6. לחץ על שמור והפעל. פרופיל חדש מתחיל כהרצת ניסיון: הוא מנסח תשובות ולא שולח כלום.
7. אחרי סבב או שניים, לחץ על בדוק טיוטות בכרטיס הפרופיל. כשהטיוטות נראות נכון, לחץ על עבור למצב פעיל.

איך מטופלת הודעה

כל הודעה חדשה עוברת את השלבים האלה לפי הסדר, והשלב הראשון שחל מכריע:

1. מילים חסומות: הודעה שמכילה אחת מהן לא נענית ומסומנת כמתעלמת.
2. כללי מילות מפתח: הכלל הראשון הפעיל שמתאים הוא שמכריע. השתמש בחצים כדי לשנות את הסדר.
3. AI: אם ענה באמצעות AI פעיל, המודל עונה על מה שהכללים לא מכסים.
4. שורת ברירת מחדל: משמשת כשאף אחד מהשלבים שלמעלה לא חל. אם היא כבויה, לא נשלח דבר, והודעה נרשמת רק בלוח.

כללי מילות מפתח

לכל כלל יש:

• מילות הפעלה, מופרדות בפסיקים. מכיל אחת ממילות ההפעלה מתאים בכל מקום בהודעה; זהה בדיוק למילת הפעלה מתאים רק להודעה שהיא מילת ההפעלה ולא כלום מלבדה (בלי התחשבות באותיות גדולות וקטנות, ברווחים ובסימני פיסוק סביבה).
• האם הוא חל על הודעות פרטיות, תגובות או שניהם.
• פעולה: השב בשורה, תן ל-AI לענות, העבר אליך או התעלם.
• שורות תשובה להודעות פרטיות ושורות תשובה לתגובות, שורה אחת לכל תשובה; בכל פעם נבחרת אחת באקראי. התגובות ציבוריות, לכן שמור על שורות התגובה קצרות וללא קישורים.
• שלח גם הודעה פרטית למגיב (עם שורות ההודעה הפרטית): אחרי שמגיבים לתגובה, החשבון שולח גם למגיב הודעה פרטית, וכך השיחה עוברת למקום פרטי.

איך מילות ההפעלה מתאימות:

• ההתאמה מתעלמת מאותיות גדולות וקטנות.
• בשפות שמפרידות בין מילים ברווחים, מילות ההפעלה מתאימות למילים שלמות. מילת הפעלה בת ארבע אותיות או יותר מתאימה גם למילים ארוכות יותר שמתחילות בה: ship מתאים ל-"shipping", ו-price מתאים ל-"prices". מילות הפעלה קצרות יותר חייבות להתאים בדיוק, ולכן PR לא מתאים ל-"price".
• בשפות בלי רווחים, כמו סינית, יפנית או תאית, מילת הפעלה מתאימה בכל מקום בהודעה.

בשורות התשובה:

• {username} הוא שם המשתמש של הלקוח, ו-{sender_username} הוא שם המשתמש שלך.
• {a|b|c} בוחר אפשרות אחת באקראי.
• ### מתחיל שורה חדשה.

תשובות AI

כשמופעל ענה באמצעות AI, המודל עונה רק מתוך פרטי העסק שאתה כותב: מה אתה מוכר, מחירים, איפה קונים, משלוחים, החזרות. כשהפרטים האלה לא עונים על השאלה, או שהלקוח רוצה להזמין, לשלם או להתלונן, המודל מעביר את השיחה אליך במקום לנחש.

• סגנון ושפה (כברירת מחדל, שפת הלקוח).
• הודעה פרטית ארוכה ביותר (תווים) והתגובה הארוכה ביותר (תווים).
• אם המודל נכשל או חורג מזמן ההמתנה: להעביר אליך את השיחה, או לשלוח את שורת ברירת המחדל.

note

הודעות הלקוחות ופרטי העסק שלך נשלחים לשירות המודל שהגדרת. בדיקה עם AI בבודק הכללים קוראת גם היא למודל שלך, וזה עלול לעלות קצת.

הודעות פרטיות ותגובות

ערוצים מפעיל או מכבה כל אחד מהם.

הודעות פרטיות:

• תיבת הדואר נבדקת קודם. כשמופעל טפל בבקשות הודעה (הודעות פרטיות מזרים), בקשות ההודעה באות אחריה (בקשה מתקבלת לפני שמשיבים לה), ואז תיקיית Spam של Instagram או תיקיית Hidden של Threads אם בדוק גם Spam / Hidden מופעל.
• בכל סבב לכל חשבון, ענה עד מספר מוגדר של שיחות עם הודעות חדשות (ברירת מחדל 10).
• ההודעות האחרונות נקראות כהקשר ל-AI (ברירת מחדל 8).

תגובות:

• תגובות חדשות נמצאות בהתראות של החשבון.
• בסבב הראשון, רק רשום את התגובות שכבר קיימות (פעיל כברירת מחדל), כך שהפעלת פרופיל לא תענה על תגובות בנות חודשים.
• סמן לייק לתגובה כשעונים לה ודלג על תגובות שהן רק אימוג'י או מכילות קישור.
• בכל סבב לכל חשבון, השב עד מספר מוגדר של תגובות (ברירת מחדל 15).
• תגובה שכבר יש לה תשובה, ממך או מכל אחד, מדולגת.

העברה ולוח המעקב

שיחה מועברת אליך כאשר:

• הפעולה של כלל היא העבר אליך.
• ה-AI לא יכול לענות מתוך פרטי העסק (אם האפשרות הזו כבויה, נשלחת שורת ברירת המחדל במקום).
• לקוח הודעות פרטיות ממשיך לשאול אחרי מספר מוגדר של תשובות אוטומטיות באותה שיחה פרטית (ברירת מחדל 3). תגובות לא נספרות.
• הלקוח שולח תמונה, הודעה קולית או וידאו.
• לחשבון הגיעה מגבלת התשובות היומית שלו, או שכל שורת תשובה מתאימה הגיעה למגבלת 24 השעות שלה.

אז, לפי ההגדרות תחת העברה אליך, המענה האוטומטי שולח תשובת המתנה (למשל "אבדוק עם הצוות ואחזור אליך בקרוב"), מציג התראה על שולחן העבודה, ומפסיק להשיב בשיחה הזו עד שתסמן אותה כטופלה. הפריט מענה אוטומטי בסרגל הצד מראה כמה שיחות ממתינות לך.

בלשונית שיחות (לוח המעקב):

• המספרים של היום: פניות היום, נענו אוטומטית, הועברו אליך, ממתין לך.
• סנן לפי סטטוס (ממתין לך, עונה אוטומטית, טיוטה, נכשל, טופל, לא נענתה), לפי ערוץ, פלטפורמה, חשבון או פרופיל, או חפש שמות והודעות.
• פתח שיחה כדי לראות הכול מה נאמר בה, למה היא הועברה, ובאיזה מכשיר ותחת איזה חשבון היא נמצאת. אפשר להשאיר הערה, פתח מסך כדי לשלוט בטלפון, סמן כטופל, התעלם מהשיחה, או המשך מענה אוטומטי.
• בהודעה פרטית, השתמש בהשב בעצמך בתחתית: כתוב תשובה, בחר הוסף שורת תשובה או נסח עם AI, ואז שלח. התשובה נכנסת לתור המשימות של המכשיר הזה לפני עבודות אחרות, ומופיעה בשיחה ברגע שהטלפון שלח אותה.
• תגובות נענות בטלפון: השתמש בפתח מסך, או בהמשך בהודעות פרטיות כדי להמשיך עם האדם בפרטיות.

הרצת ניסיון והפעלה

• הרצת ניסיון קוראת שיחות ורושמת את התשובות שהיא הייתה שולחת כטיוטות, בלי לשלוח דבר. היא עדיין פותחת את השיחות, כך שלקוחות רואים את ההודעות שלהם כנקראו, ונעלמים סימני ההודעות שלא נקראו בטלפון.
• בדוק טיוטות בכרטיס הפרופיל מציג את התשובות שנוסחו בלוח.
• עבור למצב פעיל מעביר את הפרופיל לשליחת תשובות אמיתיות.

caution

כשפרופיל במצב פעיל מופעל, הסבב הראשון שלו עונה גם על הודעות פרטיות שלא נקראו וממתינות כבר, יהיו בנות כל גיל. כדי לראות קודם מה היו התשובות האלה, התחל בהרצת ניסיון.

תזמון ומגבלות בטיחות

לוח זמנים:

• בדוק כל 10, 15, 20, 30 או 60 דקות (ברירת מחדל 20). קצר יותר פירושו תשובות מהירות יותר, אבל יותר מזמנו של המכשיר.
• שעות פעילות וימים, או כל היום. שעות שהסוף שלהן מוקדם מההתחלה נמשכות אחרי חצות.
• כשהמכשיר מריץ משימה אחרת: לרוץ הבא כשהיא מסתיימת (מומלץ; לעולם לא מפסיק משימה פעילה), להמתין בתור עם משימות אחרות, או לדלג על הסבב הזה.
• המתנה בין תשובות: המתנה אקראית בין שתי תשובות על אותו מכשיר (ברירת מחדל 20–60 שניות).

מגבלות בטיחות:

• כל חשבון שולח לכל היותר מספר מוגדר של תשובות אוטומטיות ביום (ברירת מחדל 80).
• השתמש בשורת תשובה אחת לכל היותר מספר מוגדר של פעמים ב-24 שעות, ואז בחר אחרת (ברירת מחדל 20).
• אחרי מספר מוגדר של סבבים שנכשלו ברצף, השהה את המכשיר ודווח לי (ברירת מחדל 3).

הפלטפורמות מגיבות בעיקר לכמות גדולה של טקסט זהה בזמן קצר. שורות תשובה נוספות, או ה-AI, בטוחים יותר מגבולות גבוהים יותר.

ניהול פרופילים

• בלשונית תצורות, כל כרטיס מציג את הפלטפורמות, ההיקף, הערוצים, שלבי התשובה והתזמון של הפרופיל, עם המספרים של היום. השתמש במתג כדי להפעיל או לכבות פרופיל, בערוך כדי לשנות אותו, ובהפעל סבב עכשיו כדי לבדוק את המכשירים שלו מיד, לפני עבודות אחרות (הפרופיל חייב להיות פעיל).
• לחשבון יש פרופיל אחד פעיל בכל רגע. אם שני פרופילים מכסים את אותם מכשירים, לא ניתן להפעיל את השני.
• השהה הכול למעלה עוצר סבבים חדשים לכל הפרופילים. תשובות שאתה כותב בלוח עדיין נשלחות.
• סבבים אחרונים מציג שורה אחת לכל חשבון בכל סבב: מספרי ההודעות והתגובות החדשות, שנענו והועברו, והתוצאה. מכשיר שהושהה אחרי סבבים שנכשלו מופיע שם עם כפתור המשך.
• כשמוחקים פרופיל, בוחרים אם למחוק גם את השיחות שלו או להשאיר אותן בלוח.

מגבלות שכדאי להכיר

• אפליקציות הטלפון חייבות להיות באנגלית; שפות אחרות עדיין לא נבדקו ועלולות לא להזוהות.
• כל סבב קורא את המסך הראשון של כל רשימה ושל ההתראות. בדיקה תכופה משאירה הודעות חדשות על המסך הראשון הזה.
• אם אותו אדם משאיר את אותה תגובה פעמיים, התגובה השנייה לא מזוהה כחדשה.
• הודעה פרטית שנשלחת בעקבות תגובה נשלחת גם אם השיחה הפרטית שלך עם אותו אדם ממתינה לך.
• בחשבונות Instagram מקצועיים נבדקת רק לשונית תיבת הדואר שמוצגת כברירת מחדל.

פתרון בעיות

שום דבר לא נענה

• בדוק שהפרופיל פעיל ולא במצב הרצת ניסיון, ושהדף לא כותב שהתוכנית שלך אינה כוללת מענה אוטומטי.
• בדוק שהמכשירים שלו מחוברים, שהפרופיל נמצא בשעות הפעילות ובימים שלו, ושהשהה הכול לא מופעל.
• הסתכל על סבבים אחרונים: מכשיר שהושהה אחרי סבבים שנכשלו צריך המשך לאחר שהסיבה תוקנה.
• עם רק החשבון המחובר, החשבון שמחובר בטלפון הוא זה שנענה.

מכשיר ממשיך להיכשל

ודא שהאפליקציה באנגלית ומחוברת, ושאין חלון קופץ שמכסה אותה. לאחר מכן לחץ על המשך תחת סבבים אחרונים.

האם אפשר להפעיל את המענה האוטומטי מה-API המקומי?

לא. הסבבים מתוזמנים מדף המענה האוטומטי, שמפעיל את מתג ההשהיה, את שעות הפעילות ואת הגדרת המכשיר התפוס. ראה את רשימת הסקריפטים של API מקומי.